income.web.id

Peluang Bisnis, Online dan Offline, Entrepreneurship


Menjaga Kontinuitas Bisnis di Masa Krisis


Setelah rangkaian bencana alam yang melanda Indonesia beberapa bulan lalu – meletusnya gunung Merapi di Jogjakarta, banjir di Wasior, Papua dan tsunami di Mentawai, Sumatra Barat – berbagai perusahaan mulai mengevaluasi ulang rencana manajemen kirisnya untuk menentukan apakah sudah mencakup rencana kontinuitas praktis.


Salah satu pelajaran paling berharga yang diambil dari bencana-bencana alam adalah ketika nyawa manusia menjadi taruhan, fasilitas-fasilitas penting terancam atau keamanan terganggu, teknologi dan komunikasi menjadi penting untuk mengelola situasi dan menjaga stabilitas – di publik dan khususnya bagi perusahaan. Ini mencakup persiapan untuk kejadian yang segera datang, tindakan-tindakan untuk mengurangi dampak gangguan, strategi agar selamat dari kejadian sesungguhnya, dan tindakan-tindakan yang menjawab efek langsung sesudahnya maupun membangun kembali dalam jangka waktu yang lebih panjang.

Selama letusan Merapi, misalnya, kanal-kanal Social Networking seperti Twitter dan Facebook mendapat sorotan karena memainkan peran sangat penting dalam pelaporan dan mitigasi bencana secara langsung. Kecepatan dan keterjangkauannya membantu meng-update mereka yang langsung terpengaruh bencana, bersama dengan para penonton dari seluruh dunia, ketika krisis itu terjadi.

Dari sisi pandang bisnis, ketersediaan social media dan teknologi komunikasi andal lainnya dalam situasi krisi dapat membuat operasi bisnis lebih mudah berlanjut seperti biasanya [sedapat mungkin]. Ketika bencana menimpa, para karyawan, mitra bisnis, kustomer dan publik terus-terusan bergantung pada perusahaan-perusahaan yang menyediakan berbagai layanan dan mengharapkan semua cepat kembali ke kondisi normal. Faktanya, perusahaan-perusahaan itu tergantung pada komunikasi untuk terus mempertahankan kegiatan operasional. Gangguan, pada situasi seperti letusan Merapi, ini merupakan ancaman nyata bagi pendapatan dan produktivitas.

Jadi apa faktor-faktor penting yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan untuk mengembangkan Rencana Darurat Komunikasi yang efektif?

Rencana darurat harus menjawab semua masalah komunikasi yang mungkin muncul di semua tahapan krisis – masa hiruk-pikuk sebelum bencana terjadi, ketika bencana terjadi, masa segera setelah bencana dan upaya-upaya pembangunan kembali. Perusahaan/organisasi harus benar-benar mengetahui sebelumnya (sebanyak mungkin) apa yang mungkin terjadi pada berbagai skenario krisis dan memproyeksikan bagaimana orang mungkin bereaksi ketika situasi itu terjadi, apa langkah darurat yang ada ketika segalanya tidak bekerja, dan bagaimana mereka akan terus-menerus mengevaluasi ulang situasi.

Salah satu kejadian kunci yang harus dipertimbangkan adalah kemungkinan terjadinya pemadaman listrik. Ketika pemadaman listrik terjadi karena bencana alam, bencana yang disebabkan manusia atau kegagalan sistem pemeliharaan rutin, semua komunikasi macet. Perusahaan harus benar-benar melihat infrastruktur komunikasi suara, data dan video dan servis mereka dan memahami seberapa baik mereka mampu bertahan dalam skenario-skenario yang berbeda yang sudah teridentifikasi dalam rencana darurat. Sebuah jaringan dengan rencana darurat komunikasi yang lengkap harus memiliki opsi failover yang fleksibel di seluruh jaringan, termasuk redudancy server, rute backup otomatis dan tingkat keselamatan gateway yang sudah ditingkatkan.

Solusi data yang resilient (kuat), seperti Split Multi Link Trunking (SMLT), sebaiknya dipilih sebagai back-bone untuk struktur komunikasi demi menyediakan kestabilan menyeluruh yang lebih baik. SMLT benar-benar resilient, memungkinkan trafik didistribusi kembali secara sangat cepat jika terjadi kegagalan link atau switch. Ini berarti kegagalan dari sebarang satu komponen menyebabkan gangguan minor, kurang dari setengah detik - menjadikan SMLT investasi yang stabil untuk menjalankan suara dan video. Selain itu, server-server aplikasi yang bisa bertahan hidup secara lokal dapat tetap sepenuhnya beroperasi dengan pesan dan sapaan lokal yang ada di cache, dan opsi standby redundant secara geografis menjadi kritikal bagi sebarang rencana kontinuitas.

Organisasi yang harus mengirimkan informasi dan/atau instruksi yang mendesak di seluruh jaringan respon, seperti sekolah dan rumah sakit, sebaiknya mempertimbangkan notifikasi. Solusi Notification memungkinkan organisasi untuk. Tipe solusi ini mengeluarkan pesan-pesan yang sudah di prakonfigurasi, dinamis dan personal yang memberitahu orang apa yang harus dilakukan dan bagaimana merespon kondisi darurat dengan tekanan satu tombol. Ia memungkinkan sebuah pesan dipancarkan di banyak kanal, mencapai sejumlah maksimal orang dan kemudian menangkap dan mengatur respon-respon secara real time.

Setelah krisis, organisasi/perusahaan harus menjaga atau memulai kembali kegiatan operasionalnya secepat mungkin. Dalam beberapa skenario, organisasi mungkin harus membangun fasilitas temporer, di dalam infrastruktur yang ada, dan mempertahankan fleksibilitas untuk tetap terkoneksi ke para kustomer, karyawan dan stakeholder-nya. Bagi bisnis seperti penyedia asuransi (yang seringkali cukup sibuk selama masa krisis), menjadi vital untuk mampu mengeset konfigurasi kontinuitas mobile untuk mulai memproses klaim.

Pada banjir baru-baru ini, ketika jalanan ditutup, kantor kebanjiran dan infrastruktur komunikasi terganggu, setup kontinuitas mobile akan sangat menguntungkan banyak bisnis yang terpengaruh hal-hal di atas. Untuk bentuk maksimal, solusi kontinuitas mobile seharusnya dibangun pada standar terbuka, yang berantarmuka dengan seluruh range opsi komunikasi masa kini seperti; IP, selular, LAN, wireless dan satellite uplink. Ini dapat membantu para bisnis memanfaatkan opsi koneksi apa pun yang tersedia sambil menjaga biaya tetap minimal dengan mengefektifkan pemanfaatan jaringan.

Pertimbangan utama lain bagi perusahaan yang mengevaluasi rencana kontinuitasnya adalah bagaimana para karyawan dapat bekerja di luar kantor ketika mereka terputus dari lokasi kantor atau ketika lokasi sebuah kantor tidak lagi dapat dipakai. Para karyawan yang perlu atau ingin melanjutkan kerja selama masa krisis harus dapat (jika mungkin) membuat koneksi yang dapat dipakai dari rumah atau lokasi remote lainnya. Kemampuan untuk dengan cepat mengumpulkan, menganalisis dan mendiseminasi informasi dan permintaan yang datang dari beragam sumberdaya ini juga bisa kritikal. Perpindahan ke aplikasi-aplikasi dan storage berbasis cloud telah sangat membantu dalam hal ini.

Keberadaan aplikasi softphone bagi staf memungkinkan mereka untuk bekerja di sebarang lokasi yang memiliki koneksi web. Ini berarti para karyawan dapat mengelola panggilan tanpa terpaku di lingkungan meja kerjanya. Hal mendasar seperti kemampuan untuk melakukan panggilan konferensi dapat sangat berharga. Punya kemampuan konferensi in-house berarti para bisnis memiliki kemampuan untuk melakukan panggilan-panggilan tim untuk mendiseminasi informasi di antara para karyawan dan juga bertindak sebagai ruang rapat bagi para pemimpin untuk menentukan langkah berikutnya dalam rencana pemulihan bencana (disaster recovery plan).

Pertimbangan akhir bagi organisasi yang menggantungkan diri pada contact center adalah memastikan bahwa mereka tidak terbatas pada lokasi. Solusi home agent memungkinkan menyediakan dukungan layanan kustomer dari mana saja – yang berarti para agent yang tidak dapat ke kantor dapat tetap bekerja dari lokasi lain. Status dari agent offsite dapat muncul di displai real-time dan laporan historis untuk menyediakan visibilitas manajemen terhadap aktivitas agent. Kemampuan merekam kontak yang lengkap juga dapat diaktifkan bagi remote agents – berarti organisasi dapat melanjutkan kerja dengan kebijakan-kebijakan merekam internal.

Ada sejumlah teknologi pengguna yang bisa dikonfigurasikan yang memungkinkan organisasi tetap berkomunikasi secara internal dan melayani para kustomernya selama masa-masa krisis. Untuk Layanan Darurat, Pemerintahan, kalangan enterprise, bisnis, komunitas dan perorangan, kolaborasi adalah salah satu operasi yang paling penting selama krisis dan organisasi harus memiliki Rencana Darurat Komunikasi dan teknologi-teknologi yang tersedia untuk mendukung rencana tersebut. Kita tidak selalu bisa tahu kapan tepatnya kita akan menghadapi krisis berikutnya, tetapi memiliki sebuah rencana dan menginvestasikan waktu dalam solusi teknologi yang tepat, jelas dapat mengurangi efek sebuah krisis..

Tentang Penulis: Endang Rachmawati adalah Country Director Avaya Indonesia.

sumber: detik.com
0 Komentar untuk "Menjaga Kontinuitas Bisnis di Masa Krisis"

Download Ebook Gratis